Алгоритм расчёта приоритета задач

30 Mar 2021

Перчатка брошена

В качестве ежедневника использую MyLifeOrganized. Это одно из, если не лучшее приложение, реализующее алгоритм GTD для управления списками задач. В нём, среди прочих достоинств, есть одна уникальная фича - сортировка списка дел на основе Вычисляемого оценочного приоритета. Задач всегда больше, чем успеваешь сделать и MLO реально помогает в сокращении списков To-Do ¹. Но вот до автоматической приоритизации мы с ним так и не добрались.

Мне не приходилось встречать другие приложения, которые бы пытались сделать нечто подобное. Сортировку и фильтр по отдельным параметрам встречал. Но вот расчёт интегрированного показателя приоритета - нет. Почему так? Ведь критериев для задач не так много, они все более-менее стандартизированы. Но как свести эти критерии в одну формулу? Видимо это пока не решённая методологическая задача.

В Amplenote, появившемся в 2020, есть алгоритм автоматической сортировки. Появилась возможность сравнить подходы авторов этих двух приложений к оценке того, за что браться в первую очередь. Но начать видимо стоит с начала.

Передовые решения разрабатывают военные

Классический метод для приоритизации списков - Матрица Эйзенхауэра. Именно того генерала, который потом стал президентом. Видимо военным часто приходилось работать в условиях многозадачности. Согласно этому подходу дела разбиваются на четыре квадранта, в зависимости от двух логических признаков задач:

• Срочно / Не срочно
• Важно / Не важно

Далее следуют простых рекомендации по работе с каждым из четырёх получившихся списков:

• делайте
• планируйте
• делегируйте
• удаляйте

“Правильный” подход к организации времени - максимально работать с задачами во втором квадранте - важное / не срочное.

Универсальное решение MyLifeOrganized

Для задач в MLO рассчитывается оценка приоритета. Рассчитывается по формуле:

ОценкаПриоритета = (ОценкаСрочности * ОценкаВажности) + СуммаВесовДаты
где:
ОценкаСрочности = СрочностьПроекта * СрочностьЗадачи + ВесНедельнойЦели
ОценкаВажности = ВажностьПроекта * ВажностьЗадачи
СуммаВесовДаты = ВесСрока + ВесНачальнойДаты
Увеличенный приоритет для просроченных задач

К этой формуле у меня есть несколько замечаний.

Первое. Срочность и важность устанавливаются не только для самой задачи, но и для её родителей. В результате формула усложняется до СрочностьПроекта * СрочностьЗадачи * ВажностьПроекта * ВажностьЗадачи. Задача важна среди прочих моих задач на сегодня или среди прочих задач в рамках проекта? И если она важна для проекта, то какой мне прок от этого знания, если в проекте задачи выполняются по порядку? А там где порядок не важен я просто подниму задачу в списке.

Второе. Вместо логических важно / не важно и срочно / не срочно нам предлагается значение каждого из параметров от 0 до 200. Как использовать этот показатель? Как сравнить по этой шкале важность задачи над которой я работаю в рамках делового проекта и вечерней пробежки? Что есть той дискретной величиной, в которой я должен измерять важность?

Третье. Когда я какую-то из задач объявляю Целью недели, то, тем самым, я подчёркиваю её важность для себя. В формуле выше этот параметр почему-то увеличивает оценку срочности.

Четвёртое. При расчёте срочности алгоритм учитывает дату начала задачи. Но разве эта дата не срабатывает просто как “входной билет” - до её наступления задача вообще не появится в моём списке задач. И зачем с его помощью повышать ОценкаСрочности если задачу я всё равно не вижу в списке To-Do.

Пятое. Не понятный в своей логике “увеличенный приоритет для просроченных задач”. Приоритет повышается по мере приближения к сроку - логично. Максимальная из возможных ОценкаСрочности для просроченных задач - так же логично. Но частичное приращение приоритета для того, что уже вышло из-под контроля - не логично. Это приводит к тому, что алгоритм не правильно (не интуитивно?) сортирует задачи с / без сроков.

Светлая сторона - настройки MLO очень гибкие. Пользователи могут самостоятельно “подкрутить” значимость того или иного параметра в собственном алгоритме. Ну а там, где и этого будет не достаточно, почти наверняка найдётся обходное решение.

Amplenote: оптимизирован для практических задач

Описание расчёта приоритета задачи описано в Repeal the todo list tax

Вес задачи рассчитывается на основе нескольких параметров и времени, прошедшего с момента её создания.

В качестве параметров используются:

• срок
• срочность
• длительность ²
• важность

По словам разработчиков “Вес задачи решает две извечные проблем, с которыми сталкиваются составители списков”:

1. достижения среднесрочных и долгосрочных целей
2. периодической чистки списка задач

Вот как авторы описывают сложности связанные с первым из них:

В рукописном списке важные задачи практически никогда не поднимутся в топ списка задач. Только машинный алгоритм приращения веса задачи со временем позволяет важной задаче подняться выше срочной.

Выше график, иллюстрирующий работу алгоритма ³. Из него не видно, что бы Важные задачи на бордовой кривой набрали бы больший Вес по вертикали по сравнению со Срочными на жёлтой. Всё что сказано по этому поводу в посте:

«Важные» задачи и 30-минутные задачи растут с одинаковой скоростью, и «важные» в конечном итоге набирают больше баллов чем 30-минутные.

Да, это пересечение кривых видно не графике. Но, где тут “машинный алгоритм, который позволяет важной задаче подняться выше срочной”?

Вторую задачу управления списками дел разработчики образно называют “освободиться от ракушек”:

Всегда будут задачи, которые вы не хотите выполнять, но знаете, что должны. Это задачи-ракушки, которые присоединяются к вашему списку дел. Amplenote создает стимул для выполнения таких задач, постепенно увеличивая их вес. Каждый раз, когда вы сортируете список задач, вы получаете напоминание о том, что задача не исчезнет, пока вы не примете меры.

Я только начал тестировать приложение. И пока не получал никаких напоминаний. Но видимо тут имеется ввиду другое:

Задача без свойств, которая была открыта в последний раз 100 дней назад, будет более ценной, чем задача, созданная сегодня и помеченная «Срочно». Эта стратегия важна для очищения от задач ракушек… В конце концов, мы должны выполнять или отказываться от каждой из задач.

“Более ценной” означает стоять в выше в списке чем Срочная задача? Решение не однозначное и его удобство ещё надо проверять.

Сравнивая эти два подхода

1. Amplenote использует логические параметры для важности и срочности. Это выглядит более естественным чем дискретные величины в MLO.
2. Подход Amplenote оптимизирован для решения всего двух вопросов - сокращение списков задач и концентрация на главном ⁴. Насколько хорошо алгоритм решает эти вопросы - не готов говорить. Но сам этот подход мне представляется более правильным, чем универсальность MLO.
3. К алгоритму расчёта приоритета в MLO у меня есть существенные замечания. Алгоритм Amplenote мне пока не понятен, но его исходные параметры просты и логичны. Надеюсь что формула, которая их связывает, так же проста и логична.
4. Интересным выглядит подход учёта времени выполнения при расчёте приоритета задачи. Но в Amplenote это только 15, 30, 60 и 90+ минут. В MLO это дискретная величина, которая лишь добавит путаницы при расчётах.
5. Скорее всего в формуле Amplenote учитывается период с момента открытия задачи. В MLO для этого есть более формальный показатель Дата обзора. В любом случае рост приоритета задачи со временем - правильный подход, который стимулирует очистку списка задач.

P.S. Если говорить не об алгоритме, а о практическом применении. MLO выглядит более удобным для работы в условиях многопроектности и переключения контекстов. Amplenote ориентирован на работу с заметками и важными задачами. Впрочем, это не исключает того, что сильные решения найденные в одном из приложений, могут найти своё развитие в другом.

1. в сокращении списков To-Do

   через подзадачи по порядку, закрытые контексты, зависимости между задачами ↩

2. длительность

   чем меньше времени требуется на выполнение задачи, тем больше баллов она набирает ↩

3. иллюстрирующий работу алгоритма

   Пояснение к графику

   • Срочные задачи значительно превосходят все остальные типы задач. Вы должны сделать это немедленно.
   • Следующим по количеству очков являются 15-минутные задания. Выполнение этих задач предотвратит раздувание вашего списка и поможет вам набрать обороты для выполнения более серьезных задач. Вы должны сделать это немедленно.
   • «Важные» задачи и 30-минутные задачи растут с одинаковой скоростью, и «важные» в конечном итоге набирают больше баллов чем 30-минутные. «Важная» задача - это задача, которую необязательно делать в какой-то определённый момент времени, но если она находится в вашем списке более 20 дней, вам следует серьезно подумать о ее выполнении или о том, что бы удалить её.

   ↩

4. концентрация на главном

   Хорошие менеджеры добиваются прогресса в важных задачах, иногда чередуя их с задачами которые не являются ни важными, ни срочными, если они выполняются быстро ↩